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La gestión documental es el campo de la administración encargado de controlar, de manera sistemática, la creación, recepción, mantenimiento, uso y acceso de documentos, inclusive los procesos de captura y conservación de pruebas e información relacionada con actividades o transacciones empresariales reflejada en registros, archivos y documentos (ISO 15489). Tradicionalmente, la conservación de archivos se ha considerado una actividad rutinaria y típica del funcionariado. Sin embargo, una gestión documental eficiente resulta crucial para la eficacia de las decisiones, la transparencia y la rendición de cuentas.

Una buena gestión documental se ocupa de garantizar que los registros, documentos y expedientes que se crean sean precisos, contengan datos fiables y sigan siendo accesibles, utilizables y auténticos durante el tiempo que sea necesario, sirviendo de base para la mejora de los servicios públicos, el control de la corrupción y el fortalecimiento de la democracia. Con ello se ven beneficiados tanto los demandantes de información, ya que pueden confiar en que obtienen información completa y fiable, como quienes custodian la información, ya que pueden localizarla y recuperarla fácilmente, cumpliendo así las necesidades y obligaciones operativas que exigen los principios de transparencia y rendición de cuentas.

Tanto por los volúmenes de información que hoy manejan los gobiernos, como por los desafíos que acarrea la adopción de políticas de Gobierno Abierto para responder a las demandas ciudadanas de esta información, se hace fundamental contar con una base sólida de gestión documental que permita no sólo conservar la información, sino acceder a ella y publicarla en tiempo y forma.

2 notas al pie en este artículo.

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Daniel Carranza hace 10 días

Me parece una excelente sugerencia. Sería genial contar con algún enlace para obtener información de ese punto en particular.

Damian Pineda hace 17 días

Me parece que esta gestión de archivos hay que incluir la seguridad física o electrónica que deberían tener los archivos en forma física o digital que es necesaria para evitar los robos o injerencias de hackers etc. aunque sea en forma general para que no se nos olvide aunque exista un apartado para ello o una ley de archivos

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